Доминанта

Кадровая документация при трудоустройстве наемного сотрудника

13 июля 2017

С начала года не теряет актуальности вопрос оформления трудовых отношений как на предприятиях, так и у ФОПов. Ужесточение ответственности за нарушения в данной сфере, расширение полномочий контролирующих органов все же имели достаточный эффект, и работодатели начали выводить сотрудников «из тени». В связи с этим рассмотрим процедуру оформления трудовых отношений поэтапно.

Для начала, если Вы оформляете работника(ков) впервые, необходимо оформить приказ об утверждении штатного расписания, которым «ввести» должности в необходимом количестве. Правильно будет датировать его днем, предшествующим дню принятия на работу сотрудника.

Данный локальный акт является обязательным даже для предприятий, где работает только руководитель. Он определяет структуру, штат и должностные оклады работников. Важно, что каждый раз, когда происходит изменение состава должностей и размеров должностных окладов, Вы должны утверждать его в новой редакции. Так, если на предприятии увольняется сотрудник и вакантное место не «закрывается» новым штатным расписанием, - у работодателя возникает обязанность не позже чем через 3 дня с момента его возникновения (т.е следующий день после увольнения работника) уведомить Государственную службу занятости. За нарушение данного требования работодателя могут привлечь к административной ответственности. Поэтому если у вас нет необходимости в работнике по вакантной должности лучше эту вакансию можно легко исключить из штатного расписания утвердив его в новой редакции.

Следующим этапом являет оформление приказа о принятии на работу (с ним обязательно ознакамливается работник под подпись) на основании заявления сотрудника, а также подписание трудового договора. Для этого работник обязан предоставить паспорт, трудовую книжку, а в определенных случаях еще и документы об образовании, медицинском обследовании и др. (например, для оформления на работу в заведения общественного питания).

Кроме того, работодатель сразу после оформления вышеуказанных документов обязан направить в «свою» налоговую инспекцию уведомление о приеме сотрудника на работу. Следует помнить, что допуск к работе до получения уполномоченным органом уведомления, также является нарушением. Лучше всегда как в приказе, так и в уведомлении указывать дату начала выполнения работником должностях обязанностей наперед на несколько дней. Данным действием Вы обезопасите себя от лишних проблем, если вдруг уведомление будет доставлено не вовремя.

Также до начала работы новый сотрудник должен быть ознакомлен под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка (далее – правила). Мнение, что правила являются необязательными, - ошибочно. Исходя из законодательных норм и позиции Гоструда, отсутствие таких утвержденных правил также является нарушением, которые влечет привлечение к административной ответственности.

Что касается «легализации» правил, по действующему КЗоТу они утверждаются на общем собрании трудового коллектива предприятия (ФОПа), в состав которого выходят все трудоустроенные сотрудники, а само решение оформляется протоколом. Далее они также заверяются приказом руководителя предприятия или непосредственно работодателя-ФОПа.

Также, работодатель должен разработать и утвердить для каждой должности в штатном расписании должностную инструкцию и инструкцию по охране труда. Их наличие, как и правил, является обязательным. С данными инструкциями работодатель также обязан ознакомить работника под подпись. Кроме того, работодатель обязан проводить периодические инструктажи по охране труда не реже чем раз в 6 месяцев, а для работников с вредными и опаснимы условиями труда - 3 месяца, о чем делать записи в соответсвующем журнале регистрации. 

Наличие как правил, так и должностных инструкций в первую очередь защищает самого работодателя. Так, в трудовых договорах обязательно предусматривается требование к работнику о соблюдении положений должностной инструкции и правил. В случае же нарушения данных требований это является основанием расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Следовательно, грамотно оформив вышеуказанные локальные акты, Вы сможете обеспечить себе основания для увольнения работника без негативных последствий.

Кроме того, для работников, которые выполняют трудовые обязанности на материально ответственных должностях следует заключать также договора о полной материальной ответственности. Данная мера обеспечит не только дополнительную гарантию дисциплинированности работников, но и обезопасит от дополнительных материальных убытков.

Также немаловажным для работодателей, которые предоставляют своим сотрудникам доступ к конфиденциальной информации и коммерческой тайне, является подписание соглашения о неразглашении. Как известно, кто владеет информацией – тот владеет миром. Не следует рисковать репутацией и будущим Вашего бизнеса только через игнорирование такой простой меры безопасности.

Как следует из вышеизложенного, правильно оформить сотрудника – это далеко не минутное дело, халатность при котором может стоить очень дорого как в прямом, так и переносном смысле. Для обеспечения соблюдения установленной процедуры и разработки необходимой  кадровой документации, рекомендую все же прибегнуть к помощи специалистов.

   

   

 

   Анастасия Бабийчук 

   младший юрист АО "КФ "ДОМИНАНТА"

Теги: наемный работник, оформить работника, трудоустройство, кадровая документация

Рейтинг страницы: 0/5 на основе 0 оценок.




Другие новости


Какие изменения планируются в сфере лицензирования?

Законодательная деятельность Верховной Рады Украины нового созыва набирает неслыханные обороты. В эпоху таких новшеств главная задача – не упустить важные законодательные изменения, непосредственно связанные с регулированием хозяйственной деятельности. 13 сентября 2019 года депутаты приняли за основу со сокращенным сроком подготовки законопроект № 1060 «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины касательно усовершенствования порядка лицензирования хозяйственной деятельности». Учитывая, что он определен Президентом как неотложный, данный законопроект с очень высокой вероятностью будет принят уже в ближайшее время.

Парковка по-новому теперь и в Одессе!

Итак, свершилось! Начиная с 9 сентября уже и в Одессе наконец-то начали работать в полной мере инспекторы по парковке. И если ранее они только оставляли нарушителям правил парковки письменные предупреждения и пытались увещевать их словесно, то отныне уже будут выписывать штрафы в сумме 255-ти или 510-ти гривен (первый — за стоянку в зоне действия дорожного знака "Остановка запрещена", второй же — за нарушения правил парковки, результатом которых может стать эвакуация автомобиля, о чём будет сказано ниже).

Второе пришествие и «Каста проклятых»?

11 сентября Верховная Рада 316 голосами приняла пакет поправок к законам по вопросу конфискации незаконных активов лиц, уполномоченных на выполнение функций государства или органов местного самоуправления. Изучение публикаций в СМИ по этому поводу выявило ряд неточностей в толковании журналистами законопроекта, поэтому мы решили подготовить юридический анализ документа. Тем более что с учётом уникальности нового парламента, принимающего все что спускают из Офиса Президента, вероятность изменений в нём во втором чтении минимальна.